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商務英語書信寫作

為了解決嘜頭格式的問題，作者盛小利 這樣論述：

商務英語強調商務環境中的功能英語應用。萬里之遙，怎樣通過因特網與對方達到面對面的交涉效果；公司內部，有哪些必須掌握的通用公文及社交信函。 《商務英語書信寫作》不僅列出了各類商業文件，如各種業務信函、傳真、便箋、電子郵件、業務報告、會議記錄及商務社交信函等范例，還介紹了商務書信的撰寫方法及格式。 第一章 商業信函基礎知識第一節 商務信函的組成第二節 商務書信中英語和美語的差異第三節 商務書信寫作中的幾點注意事項第四節 商務書信的格式1.齊列式2.混合式3.縮進式4.簡化式5.懸掛式第五節 信封的寫法1.齊頭式2.縮行式第六節 電子郵件1.電子郵件頭部的格式2.書寫E

mail地址時應當注意的問題第二章 商務業務信函范例第一節 資信調查函1.咨詢函2.向銀行查詢新客戶資信情況3.向客戶查詢信用及經營情況4.帶附表的資信調查函5.資信調查有利回函，並給予建議6.信用調查有利回函，告知敬請放心7.資信調查不利回函，告知管理不善8.信用調查不利回函，告知經濟信用不佳9.表明無法提供確切意見而致歉10.請求老客戶作為資信證人11.要求對方提供資信資料12.同意試銷前的資信要求第二節 促銷函1.傳感剃須刀廣告海報2.男用喱宣傳海報3.香波的報紙廣告4.便攜式小型冰箱宣傳冊5.推薦地毯6.推薦替代品7.推薦新產品8.一般性推銷9.描述產品10.寫給不經常聯系的客戶11

.推銷教育課程12.推銷會議場所13.向老客戶推銷新產品14.為商貿指南征集廣告第三節 建立貿易關系1.親抵進行業務調查2.咨詢信3.表達建立業務關系的意願4.參觀展位後要求建立貿易關系5.通過自薦信建立商務關系6.要求推薦客戶7.由朋友介紹的公司8.從廣告中得知客戶信息9.索取資料10.寄送資料11.與過去有貿易往來的公司恢復聯系12.尋求電子制品合作伙伴13.尋求紡織品貿易伙伴14.進口商與出口商的聯絡信15.出口商與進口商的聯絡信16.接受建立業務關系函17.拒絕建立業務關系函18.回函拒絕申請交易19.要求對方刊登推銷廣告20.索取樣品21.請求擔任獨家代理22.拒絕對方擔任獨家代理2

3.同意對方擔任獨家代理24.物色代理商25.歡迎新代理商26.要求試銷27.同意試銷第四節 價格談判1.第一次詢價2.答復第一次詢價3.詢問價格與優惠條款4.答復價格，告知優惠條款5.問詢到岸價格6.答復價格並告知細節7.中國進口商詢盤8.報同類產品虛盤9.提供代用品報盤10.傳真報實價11.最優惠報價12.中國出口商報盤13.國外出口商回復詢盤14.答復網上詢盤15.報虛盤16.報實盤17.折價優惠18.回復只能維持現價19.加價前優惠大客戶20.還盤函21.返還盤函22.接受價格函23.漲價通知函24.說明漲價原因25.詢價函26.對詢價函的回函27.價目表范例28.回函拒絕還盤第五節

訂貨1.訂單樣本2.電子郵件訂單3.正式訂購函4.附寄訂單的信函5.通知接受訂單6.確認訂單7.試購函8.確認收到訂單9.使用現金支票下訂單10.使用交貨付款方式下訂單11.使用信用卡訂貨12.通知有貨，准備發運13.通知訂貨方暫無存貨14.通知無法供貨15.通知不能供全部貨物16.建議同類型其他產品17.無法接受替代品18.拒絕接受訂單19.對貨物滿意，再一次訂貨20.索取樣品函21.同意送付樣品函22.回函拒絕送付樣品23.訂貨函24.回函接受訂貨25.拒絕訂單並推薦代替品26.催促下訂單第六節 付款1.付款條款2.開立匯票以支付裝運費3.要求變更匯票日期4.要求對方開立包括各種費用的匯票

5.要求連同匯票寄來裝船文件6.同意變更匯票的付款條件7.要求寄送裝運的匯票及提單8.通知對方願意接受匯票9.通知接受匯票，並要求迅速履行訂貨10.要求接受匯票並付款11.提議變更付款條件12.建議使用見票後30天應付的信用證支付13.要求更易於接受的付款條款14.答應改變付款方式15.要求銀行開立信用證16.索取形式發票17.寄送形式發票18.付款通知19.告知付款賬戶20.通知收到付款21.回函拒絕對方付款方式22.接受對方付款方式第七節 催款1.提醒欠款事宜2.詢問還款事宜3.客氣的催款函4.詢問未果，再次請求還款5.用對方信用情況提醒對方6.要求結清余額7.要求付款，並付上新發票8.三

度索取欠款9.再一次催款10.寄出欠款賬單11.再度索取欠款12.告知賬戶資金不足13.答復客戶延期付款要求14.正式電文催款15.已通知律師起訴16.最後通牒17.付款致謝函第八節 包裝、裝運和交貨1.說明發貨流程2.關於包裝要求3.洽談包裝4.告知已裝運5.要求裝船時間6.通知發運貨物7.通知貨物抵達8.委托裝船9.指定木箱包裝的材料及規格10.指定包裝的材料、重量及嘜頭11.對包裝箱長度、嘜頭的指示12.對機器包裝的詳細指示13.海運包裝的詳細指示14.請注意包裝，並減少費用15.免費再包裝16.告知對方包裝無誤，要求以保費彌補損失17.告知對方已按照指示包裝並交付船運18.通知對方轉讓

裝船文件的銀行19.通知對方已寄出裝船文件20.運送數量不足，要求抓緊裝運21.因須取得特殊許可，故延遲裝運22.要求更改目的港23.因生產設備的改進，提前交貨24.對延誤裝運而不滿25.因延誤裝運而致歉26.收條27.告知對方貨品抵達，隨函附上支票28.裝運申請書29.裝貨單30.裝箱單樣本31.托運人提供的情況32.詢問裝運33.催促裝運34.告知已裝運第九節 索賠與理賠1.投訴貨物質量欠佳2.投訴產品數量不足3.投訴收到貨物與訂單不符4.抱怨包裝不良5.對所稱包裝不良的答復6.首批到貨不合格，保留索賠權7.對商品質量不滿，要求補救8.處理質量不滿的投訴9.為送錯商品致歉10.為再次寄錯商

品規格致歉11.解釋雙方都有責任12.調解客戶退貨13.表示願意調查事實真偽14.調查後做進一步回復15.破例進行理賠16.拒絕理賠17.說明包裝無誤，請對方向保險公司索賠18.因數量不一致，補運替代品19.通知對方運去替代品20.表明願意為不良品質負責，並支付差額21.針對索賠，指責對方訂貨錯誤22.應付令人頭痛的客戶23.改善服務第十節 商標、說明書、合格證及合同樣本1.白鶴牌鉛筆商標2.長城牌地毯商標3.鳳凰牌雙輪手扶拖拉機使用說明4.叉車使用說明書5.牡丹牌648型收音機說明書6.微型電子計算器使用說明書7.安替司丁藥物使用說明書8.太陽元氣袋使用說明書9.產品合格證10.裝配合同11

.代理協議12.補償貿易合同第三章 商務通用公文及社交公文第一節 通告和啟事1.開業通告2.擴張營業通告3.設立分公司的通知4.發布並購消息5.遷址通告6.公司重組啟事7.拆伙通告8.招標通告9.租賃注意事項10.商品大拍賣海報11.消防演習通知12.董事會會議通知及會議議程13.開會通知14.開業通告15.增加新合伙人16.合伙人退休17.布告形式的通知18.通知參觀取消19.商標所有權通知20.支票遺失21.給顧客的通知第二節 公司人事1.晉升公告2.調動通知3.自薦求職信4.應征求職信5.求職者熟人推薦函6.面試通知函7.錄用通知函8.工作接受函9.工作拒絕函10.辭職信11.接受辭職1

2.辭退員工13.褒獎員工第三節 報告及介紹信1.公司管理改革方案報告2.員工福利報告3.加強保安措施報告4.日常工作報告5.銷售情況調查報告6.要求寫報告的信函7.研究報告的序文8.業務介紹信9.正式報告10.公司簡介第四節 邀請與約見函1.邀請參加交易會2.邀請參加開業慶典3.邀請參加年度銷售會議4.邀請客戶參觀公司5.邀請參觀貿易展覽會6.正式邀請參觀特展7.晚宴請柬8.便宴邀請9.邀請參加晚宴(非正式函）10.非正式拒絕晚宴函11.正式拒絕晚宴函12.正式邀請函13.正式請柬14.邀請明信片15.接受共進午餐的邀請16.拒絕參加招待會17.茶會請柬18.舞會請柬19.非正式的預約要求2

0.業務約見函21.拒絕約見22.同意約見23.確認約見函24.確認合作會議議程25.安排招待工作26.建議更改時間27.拒絕參會28.正式婚禮請柬29.歡迎函30.致歡迎詞31.邀請函（非正式）32.拒絕參加酒會回函33.到辦公室約見函34.接受約見回函35.拒絕約見回函第五節 祝賀與慰問1.祝賀總經理任職2.祝賀晉升3.對祝賀晉升的回函4.賀成為董事會成員5.賀同事榮退6.賀員工生日7.祝賀新公司營業8.生病慰問信9.慰問家屬10.表示懷念11.吊唁函第六節 感謝與道歉函1.感謝客戶訂單2.感謝熱情款待第三人3.感謝惠賜資料4.回復客戶的感謝信5.感謝工作推薦人6.感謝客戶推薦人7.感謝客

戶的付款和訂單8.感謝客戶的長期支持9.為逾期付款致歉10.為發貨單上的錯誤致歉11.為給別人帶來不便公開致歉12.感謝別人盛情款待13.致謝大宗訂單